Bay drone ở sự kiện, lễ hội hay trình diễn ánh sáng thường cần ít nhất bốn lớp: giấy phép bay của cơ quan quốc phòng có thẩm quyền, phép tổ chức sự kiện theo quy định về văn hoá và địa phương, văn bản đồng ý của chủ địa điểm, và phương án bảo đảm an ninh trật tự phối hợp với công an. Thiếu một lớp là chuyến bay có thể bị dừng ngay trước giờ diễn, dù các lớp còn lại đã đủ.
Sự kiện là ca khó nhất trong các loại hoạt động bay dân sự vì cộng dồn mọi yếu tố rủi ro: đông người, thường vào buổi tối, có khi nhiều máy cùng lúc, gần khu trung tâm, và có sự chú ý của truyền thông. Bài này đi qua từng lớp phép, cách chia trách nhiệm giữa ban tổ chức với đơn vị bay, và những điểm riêng của màn trình diễn bằng bầy drone.
Vì sao sự kiện được xem xét kỹ hơn mọi chuyến bay khác
Một chiếc drone rơi giữa cánh đồng gây thiệt hại cho cây lúa. Một chiếc drone rơi giữa đám đông có thể gây thương tích cho người, gây hoảng loạn, và trong trường hợp xấu nhất là giẫm đạp. Vì vậy nguyên tắc quen thuộc của ngành là tránh bay trực tiếp trên đầu đám đông không liên quan; với sự kiện, khán giả chính là đám đông ấy.
Sự kiện lớn còn là nơi cơ quan an ninh phải bảo đảm vùng trời được kiểm soát. Họ cần phân biệt được chiếc drone quay phim của ban tổ chức với một chiếc drone lạ bay vào. Khi mọi máy hợp lệ đã được khai báo, việc xử lý máy lạ đơn giản hơn nhiều. Ngược lại, khi có quá nhiều máy không khai báo, lực lượng chức năng buộc phải đối xử với tất cả như nhau.
Yếu tố thứ ba là thời gian biểu. Sự kiện có giờ khai mạc cố định, không thể dời vì phép bay chưa về. Áp lực ấy dễ khiến ban tổ chức chấp nhận "bay trước, giải thích sau", và đó chính là tình huống dẫn tới việc bị dừng trước hàng nghìn người.
Bốn lớp phép và ai thường lo lớp nào
Giấy phép bay. Do cơ quan có thẩm quyền thuộc Bộ Quốc phòng cấp theo quy định hiện hành. Thường đơn vị bay chuẩn bị hồ sơ kỹ thuật, nhưng người đứng tên đề nghị có thể là ban tổ chức hoặc đơn vị bay tuỳ thoả thuận và yêu cầu của cơ quan.
Phép tổ chức sự kiện. Các chương trình nghệ thuật, lễ hội, sự kiện công cộng thường phải được chính quyền địa phương hoặc cơ quan văn hoá chấp thuận hoặc tiếp nhận thông báo. Hồ sơ sự kiện nên nhắc rõ có hoạt động bay để các cơ quan nắm được.
Đồng ý của chủ địa điểm. Công viên, quảng trường, khu du lịch, sân vận động, khách sạn đều có đơn vị quản lý. Văn bản đồng ý nên ghi khu vực cất hạ cánh, thời gian, và cam kết của các bên về an toàn.
Phương án an ninh trật tự. Phối hợp với công an địa phương về luồng khán giả, khu vực cấm vào, cách xử lý khi có sự cố. Với hoạt động bay, nên có một người của đơn vị bay làm đầu mối liên lạc trực tiếp với lực lượng an ninh tại hiện trường.
Chia trách nhiệm giữa ban tổ chức và đơn vị bay
Tranh chấp phổ biến nhất trong sự kiện có drone không phải là máy rơi mà là câu hỏi "ai phải xin phép". Ban tổ chức nghĩ thuê đơn vị chuyên nghiệp thì họ lo hết; đơn vị bay nghĩ ban tổ chức là chủ sự kiện nên phải lo phần thủ tục với địa phương. Đến tuần cuối mới phát hiện cả hai đều đang chờ nhau.
Cách tránh là ghi vào hợp đồng một bảng phân công cụ thể: ai đứng tên hồ sơ xin phép bay, ai cung cấp thông tin gì cho ai trước ngày nào, ai lo văn bản đồng ý của chủ địa điểm, ai làm việc với công an, ai quyết định huỷ màn bay nếu điều kiện không bảo đảm. Mỗi việc một tên người, một mốc thời gian.
Một điểm hay bị bỏ qua là thời hạn cung cấp thông tin giữa hai bên. Đơn vị bay không thể nộp hồ sơ nếu ban tổ chức chưa chốt sơ đồ mặt bằng và giờ diễn; ban tổ chức không thể xin đồng ý của chủ địa điểm nếu chưa biết khu vực cất hạ cánh. Ghi mốc cho từng dòng thông tin giúp lịch không bị kẹt ở chỗ hai bên chờ nhau.
Hợp đồng cũng nên nói rõ chuyện gì xảy ra nếu phép không được cấp, bị cấp có điều kiện (chẳng hạn hạ độ cao, thu hẹp khu vực) hoặc bị yêu cầu dừng giữa chừng. Một điều khoản như "màn bay phụ thuộc vào việc được cơ quan có thẩm quyền cho phép; nếu không được phép, hai bên xử lý theo phương án thay thế đã thống nhất" giúp không ai bị đặt vào thế phải liều.
Trình diễn ánh sáng bằng bầy drone: những điểm riêng
Trình diễn bằng bầy drone, khi hàng trăm máy nhỏ gắn đèn bay theo đội hình do phần mềm điều phối, đã xuất hiện ở nhiều dịp lễ, Tết và sự kiện thương mại tại các thành phố lớn của Việt Nam. Về mặt cấp phép, đây không phải là một chuyến bay mà là một hoạt động bay quy mô lớn, nên hồ sơ thường đòi hỏi thông tin chi tiết hơn hẳn.
Những điểm người thẩm định quan tâm: tổng số máy và thông tin kỹ thuật của loại máy, khối không gian trình diễn (diện tích, độ cao tối thiểu và tối đa), khoảng cách từ khối trình diễn tới khu vực khán giả, khu vực cất hạ cánh được rào chắn, tần số điều khiển và phương án chống nhiễu, cách xử lý khi một số máy mất kết nối (thường là tự hạ cánh tại chỗ hoặc quay về khu vực cất cánh, tuỳ hệ thống), và phương án huỷ khi gió vượt ngưỡng an toàn của thiết bị.
Một nguyên tắc thiết kế quan trọng là đặt khối trình diễn ở phía không có người bên dưới, như trên mặt sông, mặt hồ hay khu đất trống được kiểm soát, để nếu có máy rơi thì rơi ở chỗ không gây hại. Nếu đội hình phải bay qua khu vực có người, hồ sơ sẽ khó thuyết phục hơn nhiều. Đơn vị trình diễn có kinh nghiệm thường thiết kế kịch bản xoay quanh nguyên tắc này ngay từ đầu, chứ không đợi đến khi bị yêu cầu sửa.
Hồ sơ cho sự kiện cần thêm những gì so với chuyến bay thường
Ngoài các phần quen thuộc như thông tin thiết bị, người điều khiển, khu vực, độ cao, thời gian, hồ sơ sự kiện nên có thêm những tài liệu giúp người thẩm định hình dung được mối quan hệ giữa hoạt động bay và đám đông:
- Sơ đồ mặt bằng sự kiện đánh dấu sân khấu, khu khán giả, lối thoát, khu vực cất hạ cánh, khối không gian bay và vùng đệm không có người.
- Kịch bản bay theo thời gian: màn bay bắt đầu lúc nào, kéo dài bao lâu, máy bay ở khu vực nào trong từng đoạn.
- Danh sách đầy đủ thiết bị nếu dùng nhiều máy, kể cả máy dự phòng, cùng thông tin người điều khiển từng máy.
- Phương án huỷ: ngưỡng gió, mưa, tầm nhìn khiến màn bay bị huỷ; ai quyết định; thông báo cho khán giả ra sao.
- Văn bản chấp thuận hoặc tiếp nhận tổ chức sự kiện của cơ quan địa phương, nếu đã có, hoặc ít nhất là bằng chứng đã nộp.
- Thông tin bảo hiểm trách nhiệm với bên thứ ba, nếu có, ghi rõ phạm vi bảo hiểm có bao gồm sự kiện đông người hay không.
Những tài liệu này đều có sẵn trong hồ sơ tổ chức sự kiện nếu ban tổ chức làm bài bản. Việc của đơn vị bay là trích phần liên quan, bổ sung thông tin kỹ thuật và giữ mọi con số nhất quán giữa hai bộ hồ sơ.
Sự kiện nhỏ cũng cần nghĩ tới phép bay
Đám cưới ở sân vườn, lễ khai trương cửa hàng, ngày hội của trường học, giải chạy phong trào: quy mô nhỏ nhưng vẫn có người tụ tập và vẫn ở ngoài trời. Những điểm cần nhớ:
- Quy mô nhỏ không làm thay đổi nguyên tắc dùng vùng trời; khu vực ở gần sân bay hay trụ sở cơ quan thì vẫn là vùng cần thận trọng.
- Khách mời không phải đều muốn xuất hiện trong video bay; báo trước cho khách mời có drone và có cách để ai không muốn thì tránh khỏi khung hình.
- Nhà hàng, khu nghỉ dưỡng, nhà thờ, chùa thường có quy định riêng về drone trong khuôn viên; hỏi trước, đừng để người quản lý phát hiện giữa buổi lễ.
- Đặt điểm cất hạ cánh ở chỗ trẻ em không chạy vào được; trẻ em hay bị cánh quạt hút sự chú ý.
- Nếu thuê người bay, hỏi họ đã xin phép hay chưa và xin xem bản phép trước ngày diễn ra; người bay chuyên nghiệp không ngại câu hỏi này.
Phần quay phim, góc máy, dựng video cho đám cưới hay khai trương là chuyện nghề quay drone, có những trang chuyên về nghề flycam bàn kỹ; ở đây chỉ bàn phần vùng trời và giấy phép.
Ngày diễn ra sự kiện: trình tự phối hợp tại hiện trường
Có phép trong tay mới là một nửa. Trình tự dưới đây giúp ngày diễn ra không phát sinh bất ngờ:
- Mang theo bản phép (bản giấy và bản số) cùng văn bản đồng ý của chủ địa điểm; người đầu mối có mặt từ sớm.
- Gặp đại diện công an hoặc lực lượng an ninh tại hiện trường, giới thiệu người điều khiển, khu vực bay và kênh liên lạc.
- Kiểm tra thực tế khu vực cất hạ cánh, rào chắn, khoảng cách tới khán giả; điều chỉnh nếu bố trí khác so với hồ sơ.
- Đo gió và đánh giá thời tiết trước giờ bay theo ngưỡng an toàn của thiết bị; nếu vượt, báo ban tổ chức kích hoạt phương án thay thế.
- Bay đúng khung giờ, khu vực, độ cao trên phép; có người quan sát hỗ trợ nhìn trời và nhìn khán giả.
- Khi lực lượng chức năng yêu cầu dừng, hạ cánh ngay ở điểm an toàn gần nhất và trao đổi sau.
- Kết thúc, lưu nhật ký bay và ghi lại sự cố nếu có, dù nhỏ.
Trong ngày sự kiện, quyết định huỷ màn bay vì an toàn phải nằm trong tay một người có thẩm quyền đã được hai bên thống nhất từ trước, không phải người đang chịu áp lực trên sân khấu.
Câu hỏi thường gặp
Ban tổ chức có phải đứng tên hồ sơ xin phép bay không?
Không bắt buộc theo một cách duy nhất; người đứng tên có thể là ban tổ chức hoặc đơn vị bay, tuỳ yêu cầu của cơ quan tiếp nhận và thoả thuận hai bên. Điều quan trọng là hồ sơ thể hiện rõ quan hệ giữa các bên và ai chịu trách nhiệm tại hiện trường.
Trình diễn drone ánh sáng có cần nhiều thời gian xin phép hơn không?
Thường là có, vì quy mô lớn, nhiều máy, thường diễn ra ở khu vực trung tâm vào buổi tối. Hồ sơ cần thông tin kỹ thuật chi tiết và phối hợp nhiều đầu mối. Nên bắt đầu sớm hơn hẳn so với một chuyến bay quay phim thông thường.
Khách mời mang flycam riêng đến quay đám cưới thì sao?
Ban tổ chức hoặc gia đình nên báo trước rằng hoạt động bay cần phép và đã có đơn vị bay chính thức. Nhiều máy cùng bay trong một khu vực nhỏ dễ va chạm và làm đơn vị bay chính thức khó kiểm soát vùng trời. Người không có phép không nên tự cất cánh.
Nếu sự kiện bị hoãn thì giấy phép bay còn dùng được không?
Phép gắn với thời gian đã ghi, nên sự kiện dời sang ngày ngoài khung đó thường cần điều chỉnh hoặc xin lại. Báo cơ quan cấp phép càng sớm càng tốt và hỏi cách xử lý; đừng tự dùng phép cũ cho ngày mới.
Có quy định khoảng cách tối thiểu giữa drone và khán giả không?
Văn bản hoặc điều kiện kèm theo giấy phép có thể đặt ra yêu cầu về khoảng cách hoặc cấm bay trên đầu người; con số cụ thể phải theo văn bản và phép được cấp. Trong thiết kế kịch bản, nguyên tắc chung là giữ khối bay ở phía không có người bên dưới.
Sự kiện trong nhà có cần xin phép bay không?
Bay trong nhà kín thường không sử dụng vùng trời ngoài trời nên khác về bản chất, nhưng vẫn cần chủ địa điểm đồng ý và phương án an toàn cho khán giả. Nếu khán phòng có mái mở hoặc máy có thể bay ra ngoài, cần hỏi cơ quan có thẩm quyền.